מאמר זה מציג דרכים מומלצות לשיתוף פעולה מרחוק, אשר יכול להעצים את הצוות הווירטואלי ולהביאו להצלחה.
נורמות מקצועיות
התקשורת הבין אישית נמצאת בלב שיתוף הפעולה מרחוק. קביעת נורמות ברורות מסייעת במניעת אי הבנות. מומלץ מאוד להגדיר מראש את ערוצי התקשורת המועדפים, את זמן התגובה הצפוי, ואת ההנחיות לתקשורת הסינכרונית והאסינכרונית.
בחירה בכלים הטכנולוגים המתאימים
בחירת כלי שיתוף הפעולה הנכונים מהווה את המפתח לעבודה מרחוק מוצלחת. עם זאת, חשוב לא פחות להשתמש בהם בתשומת לב. חשוב להימנע מעומס יתר של כלים וחשוב לוודא שהפלטפורמות שנבחרו מתאימות לצרכים הספציפיים של הצוות שלך. מומלץ לספק הכשרה ותמיכה כדי לעזור לחברי הצוות להיות מיומנים בשימוש בכלים אלה.
הצבת מטרות ותיאום ציפיות
יעדים וציפיות אשר מוגדרים בבירור מספקים מפת דרכים לצוותים מרוחקים. יש לוודא שחברי הצוות המרוחק מבינים את תפקידיהם, את האחריות שעליהם לקחת ואת והמטרות הרחבות יותר של הפרויקט. מעת לעת יש לעדכן את המטרות בהתאם לנסיבות המשתנות.
מפגשים שבועיים
מפגשים אחד לשבוע חיוניים לשמירה על הקשר השוטף, ומאפשרים לחברי הצוות לשתף בעדכונים, לדון באתגרים ולשתף פעולה בפתרון בעיות. פגישות אלו מטפחות תחושת אחריות ועבודת צוות.
קבלת והכלת השונות
כאשר עובדים מרחוק, לעיתים מדובר בעובדים מתרבויות ומרקעים שונים. יש לעודד את קבלת והכלת השונות ויש לכבד את ההבדלים ב-Time Zones של העובדים השונים. מומלץ לעודד דיונים פתוחים לצורך קבלת input מכל העובדים ובדרך זו לקדם את קבלת והכלת השונות.
תיעוד באופן רציף ושיתופו בין כולם
תיעוד באופן שוטף ויעיל אשר נוצר כחלק מתהליכי העבודה בארגון מהווה את עמוד השדרה של שיתוף פעולה מרחוק. באמצעות יצירת מאגר מרכזי למסמכים החשובים, ועדכונים שוטפים בכל הנוגע לפרוייקטים והמשאבים המשותפים, כחלק מתהליכי העבודה, משיגים לכידות רבה יותר בין העובדים. מומלץ להשתמש בכלים כגון Slack, Google Drive וכלים דומים אחרים.
הפרדה בין העבודה לחיים הפרטיים
העבודה מרחוק עלולה לטשטש את קו הגבול העדין בין החיים המקצועיים לאישיים. מומלץ לעודד את חברי הצוות לקחת הפסקות במועדים קבועים מהעבודה השוטפת ולשמור על איזון בריא בין העבודה לחיים הפרטיים. מומלץ לכבד את שעות העבודה ולהימנע משליחת הודעות לא דחופות מחוץ לשעות אלה.
פיתוח הקשרים החברתיים בין העובדים
פיתוח האחווה והקשרים החברתיים בסביבה המרוחקת חיונית ליצירת סביבת עבודה פרודוקטיבית. יש ליצור הזדמנויות לאינטראקציות חברתיות וירטואליות, כגון הפסקות קפה וירטואליות, פעילויות לבניית צוות או אירועים וירטואליים לעובדי החברה. אינטראקציות אלו תורמות להיווצרות של תרבות צוות חיובית.
תמיכה באיזון בריא בין החיים האישיים לעבודה
עבודה מרחוק עלולה לעיתים להוביל לתחושות של בידוד ושחיקה. תעדוף רווחה נפשית על ידי מתן משאבים, עידוד דיונים פתוחים על מתח הקשור לעבודה וקידום תרבות שמעריכה הרמוניה בין עבודה לחיים, יוכלו לתרום להרמוניה בשגרת חייהם של העובדים.
שיפור מתמיד תוך התבססות על פידבק מחברי הצוות
קבלת משוב מחברי הצוות לגבי תהליך שיתוף הפעולה מרחוק יכול לסייע בזיהוי כל מה שניתן לשיפור וביצוע התאמות בהתאם. שיפור מתמיד על בסיס המשובים שמתקבלים יתרום לקיום נהלי העבודה שנקבעים.
תקשורת יעילה בין חברי הצוות תוך הקפדה על מימוש ההמלצות במאמר זה יתרמו להתפתחותה של תרבות ארגונית תומכת אשר תוביל להצלחה באופן המימוש של עבודה מרחוק.
